テレワークを始めるための準備は?
生産性アップ!効率アップ!
のテレワーク導入

しょーじ

テレワークを始めるための準備は?生産性アップ!効率アップ!のテレワーク導入

「テレワークって導入が大変そう。」
「テレワークができるのってIT系企業だけでしょ?うちには関係ないな。」

今話題のテレワークですが、どんなメリットがあるのか分からないという方は多いのではないでしょうか?

パソコンだけでははなく、タブレットやスマホがあれば簡単に導入することが可能です。

全てをテレワークにすることが難しい場合でも、部分的に取り入れるだけで、職場以外でも仕事が可能になり、効率よくコミュニケーションがとれるようになります。

テレワークはIT系の会社だけのものではありません。

テレワークのツールをうまく取り入れたら、オフィスにいなくても効率よくコミュニケーションをとることができるのです。

ここでは、テレワークについて、テレワークのメリット、テレワークに便利なツールを紹介します。

 

1.
テレワークとは?

テレワークとは、『tele(離れた所)』と『work(働く)』をあわせた造語です。

会社という場所や時間にとらわれず、在宅や他の場所でも対応できる柔軟な働き方を意味します。

テレワークを始めるには、離れたところでも仕事できるような準備が必要です。

働き方改革の流れもあり、企業側も社員それぞれの生活事情を考え、多様な働き方を柔軟に提供していくことができれば、もっと効率よく生産性をアップさせることも可能なのです。

テレワークが話題の今こそ、便利なツールを取り入れましょう。

 

2.
テレワークのメリット

テレワークの最大のメリットは、会社にいなくても会社にいるのと同じように仕事ができることです。

「コロナ感染が心配で会社に出社できない。」
「子供がインフルエンザにかかって1週間会社を休まなければいけない。」

このような場合でも、テレワークのツールさえあれば自宅で仕事が可能になります。

また、出産、育児、介護とフルタイムで働くことが難しい場合にも、テレワークを導入することで家庭と仕事との両立がしやすくなります。

このように、仕事=会社という場所にとらわれた働き方ではなく、いつでもどこでも仕事ができる柔軟性こそがテレワークのメリットなのです。

 

3.
テレワークに便利なツール

テレワークを導入する上で、とても便利なツールがあります。

在宅ワークだけに限らず、日常のコミュニケーションツールとしても使えるので使ってみてはいかがでしょうか?

ここでは、代表的なツールを3つ紹介します。

 

(1)ZOOM

ZOOMは、パソコンやスマートフォンを使って、会議やミーティングをオンラインで開催することができるアプリです。

離れていても隣りにいるような感覚で、相手の表情を見ながら話ができます。

パソコンで使用するなら画面の共有ができるので、同じ資料を見ながら話をしたり、画面を見ながら説明することもできます。

ZOOMはスマホでも利用できるので、言葉では伝えにくい現場での確認箇所も画面上で確認できるのでとても便利です。

また、世界中どこからでも会議に参加できるので、移動や交通費を使うこともありません。

小さな子供がいても、家にいながらセミナーや会議にも参加できるのも大きなメリットです。

ZOOMには無料・有料プランがあります。

無料プランは3人以上で利用する場合は40分までしか利用できないという時間制限がありますが、基本的な使い方は有料・無料ともに同じです。

ZOOMはオンラインでのコミュニケーションツールとして便利なので利用してみることをおすすめします。

 

(2)ChatWork

Chatworkはビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールとして、多くの企業が利用しています。

基本的な使い方はLINEと同じで、グループを使ってその中で会話ができるツールです。

プロジェクトごとにグループを作ると進行状況も分かりやすく共有することができます。

LINEはグループに参加後の会話しか見ることができませんが、Chatworkはグループに参加すると、過去の内容を遡って見ることができるので便利です。

また、画面上に摘要欄があるので、メモとして使うことができます。

パソコンだけでなく、スマホアプリもあるのでどこからでもチェックし返信することができます。

Chatworkはチャット機能に加え、ファイル送信、タスク管理機能もあるので、ビジネスコミュニケーションに最適なツールです。

 

(3)Google Apps

GoogleApps(グーグル アプス)とは、Google の提供するオンラインアプリケーションパックです。

会社で使用しているWordやExcelなどのソフトと同じ機能のものが無料で利用できます。

最大の特徴は、インターネットへ接続していればウェブを利用してどこからでも利用できるということです。

スプレッドシートの場合、1つのファイルを多数の人で共有し同時に書き込みをすることができます。

つまり、1つのファイルを数人で同時に共有しているわけです。

これを使えば、ウェブミーティングをしながら、同時に同じ資料を見ながら書き込みを行うこともできるのです。

ファイルのやり取りをするという概念がなく、クラウドに保存していあるファイルのURLを共有することで誰でもどこからでも閲覧編集が可能になります。

外出先で、見積もり書をリアルタイムで訂正したり、書類の確認をして訂正することもできます。

もちろんスマホからも操作可能です。

このように、クラウド管理することで、本来ならば会社に戻らなければできなかったことが、リアルタイムにできるようになるのです。

GoogleAppsはファイルの共有に便利なツールなので是非活用してください。

 

3.
まとめ

テレワークのメリットは、会社に行かなくても効率的に仕事ができることです。

そのためにはまずはテレワークができる準備を整えなければいけません。

すべてをテレワークに移行できなくても、部分的に活用することで効率よく働くことができます。

今回のように、コロナの流行で自宅で仕事しなければならない場合や、今後社員のライフスタイルが変化したときに、在宅からでも仕事ができる体制を整えておくことは、人材確保においても大切なことです。

会社にいなくても効率よく仕事ができる環境は、会社としての大きな強みになるはずです。

便利なツールを活用して、仕事の効率アップを目指しましょう。

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この記事を書いたひと

しょーじ

地元に密着し地域を活かしたビジネスの売上アップ、集客アップなどの成果アップが得意です。
地域マーケティング・コンサルタントとして、あなたの目標を明確にして、問題を解決するスペシャリストとして、事業のサポートをしてまいります。

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