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ITに無縁だった工場で IT化のツールを導入し社長の時間が増えた事例

ぼくたちはITを駆使してビジネスを行なっているので、使っていて当たり前!詳しくて当たり前!
そんな風に思われています。
それでいいと思いますし、間違ってもいません。

ですがこんな気になる言葉をよく耳にします。

『うちの仕事(会社)では、ITは無縁だよ!』

この言葉です。

 

確かに仕事自体はITは無縁かもしれませんが、ITツールを活用することで仕事の効率化や、仕組み化は格段に良くなります。
コンサル先の企業でも、意外とアナログなところが多いので、よくITツールを活用した仕組み化や業務の効率化をアドバイスさせていただいております。

今回はそんな一例をお伝えしますね。

 

改善したことは2つだけ!

そうです
たった2つです。
しかも、そんなにマニアックで聞いたことが内容なツールではありません。

●googleアプス

●チャットワーク

この2つのアプリを活用して業務改善を実施し、結果、社長は自由な時間を大幅に手に入れることができたのです。

 

googleアプスでドキュメントをクラウド化

googleアプスというのは、googleドライブなんかを使っていれば聞いたことがあるかもしれませんが、マイクロソフトのオフィスと同じことができるようなツールなのです。
今回主に利用したのは、

スプレッドシート:エクセルみたいな表計算アプリ

ドキュメント:ワードみたいなワープロアプリ

社内で使用する、ワードやエクセルの書類をすべてクラウド化するのです。
結果確認作業や文章チェックは、だれもが行えるようになり、社長の最終確認もどこにいてもできるようになりました。
社長はスマホからどこでも閲覧・修正できるようになったのです。

今までは、会社に戻らないと確認も、お客様への発送もできなかった作業が一瞬にして、どこにいてもできるようになったのです。
おかげで研修に参加したり、地域貢献をしたりと、今まで時間制限によってできなかったことができるようになりました。

 

googleドライブは無料で利用可能。

googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用ができます。
しかも500MBのエリアもあるので、書類だけであれば業務に支障があることもありません。

>>> googleドライブはこちら

 

チャットワークで社内コミュニケーションの円滑化

チャットワークはLINEのようなチャットでコミュニケーションをとることができるツールのビジネス版とイメージしてみてください。
グループチャットをつくって後から参加しても、それまでのやり取りを見ることができるので、プロジェクトの流れを理解することが可能です。
LINEのように「既読」という概念もないので、殺伐とした雰囲気もたちません。

このチャットワークをつかって、プロジェクトごとの報告が責任者から上がってくるように仕組み化しました。
会社に戻らなければ、進捗が確認できないのではなく、どこにいても確認が取れ、報告を受けることができ、指示まで出せるようになったのです。

そして、これにはパソコンはいりません。
スマホだけあればいいのです。

データや書類の確認もでき、期限もないため、過去に戻って書類を角にすることもできます。
ここがLINEとの大きな違いです。

さらに検索機能もLINEより格段によいので(と、僕は思っています)ビジネスで使うにはこれが便利です。

>>> チャットワークはこちら

 

IT化は日常のちょっとした煩雑な業務を簡単にし、チームでシェアし、場所を選ばなくて仕事ができる仕組みを提供してくれています。
ぼくたちのコンサル業務は、成果達成のために仕組み化についても問題を明確にして、目的に従って一緒に改善していきます。

 

GeoDesignの成果達成のコンサルティングに興味がありましたたら、飯尾直通のLINEで一声かけてくださいね。
お悩み改善に役立てればと思います。

>>> 飯尾昭司のLINEで直接質問する

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